派遣会社へのメール返信はこれで完璧！文例テンプレ集＆守るべきマナー7つ
「このメール、どうやって返信したらいいの？」「こんな文章では失礼に当たるのかな？」など、派遣会社へメールを返信する際には悩むことが多いかもしれません。
そこでこの記事では、「派遣会社へのメール返信で使えるテンプレ（テンプレート）」と「覚えておきたいポイント」を以下の3つの場面ごとに紹介します。
- 派遣会社への登録時と派遣先への就業前
- 採用選考の過程
- 派遣先に就業した後
自分に当てはまるケースを確認してみてください。
ぜひ参考にしてください。
目次
派遣会社へのメール返信で使えるテンプレ【登録時・就業前】
はじめに、派遣会社への登録時や派遣先への就業前に想定されるメール返信でのポイントとテンプレを紹介します。
紹介するのは、次の4パターンです。
- 派遣会社の登録会に参加したい場合
- 派遣会社からの仕事紹介に応募したい場合
- 派遣会社からの仕事紹介を断りたい場合（顔合わせ前）
- 派遣会社からの仕事紹介を断りたい場合（顔合わせ後）
気になるパターンをチェックしてください。
派遣会社からの登録会の連絡への返信メール
登録会とは、派遣会社に自分のプロフィールや希望条件、スキルなどを登録する機会です。会社によっては、「登録面談」や「登録説明会」とも言います。
「○○派遣」といった求人サイトから派遣の仕事に応募すると、派遣会社から登録会の日程が記載されたメールが送られてくることがあります。
「その派遣会社に登録したい（＝登録会に参加したい）」と思った場合、次のように返信しましょう。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
〇〇 〇〇です。
登録会のご案内ありがとうございます。
参加日時ですが、ご提示いただきました〇〇日の〇〇時に参加したく思います。
お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
派遣会社からの仕事紹介への返信メール【応募したい場合】
派遣会社に登録すると、あなたの希望条件やスキルを考慮して、派遣会社から仕事紹介のメールが送られてきます。
紹介された仕事に応募したい場合、次のように返信しましょう。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
この度はお仕事のご紹介ありがとうございました。
ご紹介いただいたお仕事ですが、ぜひお話を進めていただきたいと考えております
こちらで準備することがございましたらご指示いただけますと幸いに存じます。
引き続きよろしくお願いいたします。
紹介された仕事に応募したい場合、少なくとも翌日にはその旨を返信しましょう。
派遣社員の選考スピードは、一般的に正社員や契約社員よりも早いと言われています。返信が遅いと、募集が終了してしまったり、他の派遣スタッフで選考が始まってしまったりする可能性もあります。
特に、興味がある仕事や志望度の高い仕事の場合は、すぐに返信することを心掛けましょう。
派遣会社からの仕事紹介への返信メール【断る場合（顔合わせ前）】
派遣会社から紹介された仕事に応募すると、多くの場合は次に「顔合わせ」を行います。
顔合わせとは、実際に勤める会社（＝派遣先）の担当者と会って話をする機会です。「面談」と呼ばれることもあります。
「派遣会社から仕事を紹介してもらったけれど、自分の希望に合わない」という場合もあるでしょう。顔合わせ前の段階なら、返信メールで希望条件に合っていない点をしっかり理由を説明して、断りましょう。
返信メールのテンプレがこちらです。
例）■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
この度はお仕事のご紹介ありがとうございました。
ご紹介いただいたお仕事について、よく検討しましたが～～～～（理由）のため、私の希望する条件には合いませんので、今回はお断りさせていただきたく存じます。
せっかくご紹介いただきましたのに、申し訳ございません。
まだお仕事を探しておりますので、引き続きお仕事のご紹介をよろしくお願いいたします。
理由には、「通勤時間が非常に長くなってしまうため」「17時までに終業したいが、18時まで勤務となっているため」などが考えられます。
「もし～～～といったお仕事がございましたら前向きに検討いたしますので、ご紹介頂けると幸いに存じます」などと付け加えられるとより良いでしょう。
次回以降、自分の希望に近い仕事が紹介されやすくなります。
派遣会社からの仕事紹介への返信メール【断る場合（顔合わせ後）】
顔合わせは採用前の最終段階です。派遣会社も派遣先の会社も、内定を出せばあなたが来てくれるものだと思って選考を進めています。
そのため、顔合わせを行った後にその仕事を辞退したいと思った場合、なるべく早く連絡しましょう。
また、この場合はメールではなく、派遣会社の担当者に電話をする方が好ましいです。メールを送るのは、電話をしても担当者がつかまらなかった場合のみにしましょう。
メールのテンプレはこちらです。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
先ほど（先日）は顔合わせの機会を設けていただきありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、～～～～のため、今回の△△社とのお話は辞退させていただきたく存じます。
せっかくご紹介いただきましたのに、申し訳ございません。
まだお仕事を探しておりますので、引き続きお仕事のご紹介をよろしくお願いいたします。
派遣会社へのメール返信で使えるテンプレ【採用選考について】
続いて、採用選考の過程で派遣会社から送られてくると想定されるメールに返信する際のポイントとテンプレを紹介します。
具体的には、次の3パターンになります。
- 採用通知への返信する場合
- 不採用通知への返信する場合
- 顔合わせ日程調整への返信する場合
それぞれ見ていきましょう。
派遣会社からの採用通知への返信メール
選考を経て、無事に派遣先から内定が出ると、派遣会社からあなたに連絡がきます。
採用の連絡がきたら、お世話になった担当者に感謝を伝えると良いでしょう。
派遣会社の担当者とは就業後も何かと関わることが多くあります。そのため、「仕事が決まったからもういいや」と邪険にせず、しっかりとお礼を伝えて今後も良い関係を築けるようにしましょう。
さらに、「派遣先となる会社で頑張っていく」という今後の抱負も伝えられるとより良いです。
テンプレはこちらです。
例）■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
長きにわたり、就職活動をご支援いただき本当にありがとうございました。
□□様のサポートによって、無事内定をいただくことができました。
今後は株式会社△△の★★部に勤務することになります。
□□様からのご支援を活かし、自己成長を続けながら■■のさらなる発展に寄与していく所存です。
今後とも、よろしくお願いいたします。
派遣会社からの不採用通知への返信メール
紹介された仕事に応募しても、残念ながら不採用になってしまうこともあります。辛い気持ちもあると思いますが、不採用を知らせるメールにもきちんと返信しましょう。
また、今後も仕事探しを続ける意思がある場合、しっかりとその旨を伝えましょう。
テンプレはこちらです。
例） ■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
選考結果のご報告をいただき、ありがとうございました。
今回の結果については大変残念ではございますが、真摯に受け止めて、今後の就職活動に励んでいく所存です。
お手数をおかけすることになりますが、今後ともよろしくお願いいたします。
派遣会社からの顔合わせ日程調整への返信メール
派遣会社から紹介された仕事に応募すると、選考過程で顔合わせがあることが多いです。
ここからは、その顔合わせの日程調整で使えるメールテンプレを、次の5つのパターンに分けて紹介します。
- 自分から候補日を提示する場合
- 企業から提示された候補日に返信する場合
- 提示された候補日で調整できない場合
- 調整済の日程を変更したい場合
- 顔合わせをキャンセルしたい場合
それぞれ見ていきましょう。
自分から候補日を提示する場合
まず、自分から候補日を提示する場合です。
この場合、次の点を意識しましょう。
- 候補日は複数挙げる
- 希望の開始・終了時間の明確に伝える
テンプレはこちらです。
例） ■■株式会社 □□様 お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
顔合わせ日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
希望日程を下記に記載いたします。
１ ●月●日（●）●時～●時
２ ●月●日（●）●時～●時
３ ●月●日（●）●時～●時
上記でのご都合はいかがでしょうか。 ご確認とご検討の程、どうぞよろしくお願いいたします。
企業から候補日をもらって返信する場合
続いて、派遣先となる企業から候補日を提示してもらい、それに対して自分の都合を返信する場合です。
この場合、次の点を意識しましょう。
- できるだけ複数の日程を選択する
- お互いに勘違いのないよう、希望日程は、日時・曜日を記載する
テンプレはこちらです。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
顔合わせ日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
下記日時のどちらかでお伺いしたく存じます。
●月●日（●）●時～
●月△日（△）△時～
お手数をおかけしますが、ご調整の程どうぞよろしくお願いいたします。
提示された候補日で調整できない場合
続いて、企業から提示されたすべての候補日に自分の都合が悪く、調整が難しい場合です。
この場合、次の3点に気をつけましょう。
- お詫びの気持ちを伝える
- 調整できない理由は、やむを得ない理由を伝える
- こちらから代わりの候補日を提示する
現職の都合や家族の事情などはやむを得ない理由になります。変更をお願いしても企業にマイナスイメージを持たれにくいでしょう。
また、代わりの候補日をこちらから提示する場合、複数提示するようにしましょう。
テンプレはこちらです。
例） ■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
この度は、顔合わせ日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただきました日程では出張の予定が入っており、 顔合わせにお伺いすることが難しい状況です。
以下の日程であれば、お伺いすることが可能です。
１ ●月●日（●）●時～●時
２ ●月●日（●）●時～●時
３ ●月●日（●）●時～●時
大変恐縮ですが、ご検討の程どうぞよろしくお願いいたします
調整済の日程を変更したい場合
最後に、調整した日程の都合が悪くなってしまった場合です。
この場合、次の3点に注意しましょう。
- お詫びの気持ちを伝える
- 都合が悪くなった理由は、やむを得ない理由を伝える
- こちらから代わりの候補日を提示する
企業の方も、調整済みの日程で準備を進めてくれているはずです。そのため、きちんとお詫びの気持ちを伝えましょう。
テンプレはこちらです。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
●月●日（●）●時～、顔合わせのお約束をいただいておりましたが、 昨日から体調不良のため、お伺いすることができなくなってしまいました。
日程調整でお手数をおかけしたにも関わらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、可能であれば、以下の日程で再度ご調整を検討いただけませんでしょうか。
１ ●月●日（●）●時～面接開始希望
２ ●月●日（●）●時～▲時（▲時に面接終了を希望）
３ ●月●日（●）●時以降、いつでも調整可能
大変恐縮ですが、ご検討の程どうぞよろしくお願いいたします。
顔合わせをキャンセルしたい場合
あまり好ましくはありませんが、調整済みの顔合わせをキャンセルする必要が出てくることもあるでしょう。他の企業から内定をもらえたり、自分の希望条件が変わったりした場合などです。
その場合、次の3点に気をつけて派遣会社に連絡を入れましょう。
- できれば一度電話する
- なるべく早く連絡する
- 今後も仕事探しを続ける場合、その旨を伝える
テンプレはこちらです。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
先程お電話をしましたが、お忙しいようでしたので、メールにてご連絡いたします。
△△社での仕事内容について調べて再考したのですが、私のキャリアでは力不足と感じました。
せっかくご紹介いただきましたが、今回は辞退させていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解頂けますと幸いに存じます。
まだお仕事を探しておりますので、引き続きお仕事のご紹介をよろしくお願いいたします。
派遣会社へのメール送信で使えるテンプレ【就業後】
続いて、派遣会社を通じてどこかへ就職した後に想定されるメールのやり取りでのポイントとテンプレを紹介します。
具体的には次の3パターンです。
- 登録解除を依頼したい場合
- 派遣先での次回更新を断りたい場合
- 契約途中に退職したい場合
それぞれ見ていきましょう。
登録解除を依頼したい場合に派遣会社へ送るメール
登録していた派遣会社で仕事をする必要がなくなったら、登録を解除しましょう。登録したままでは、いつまでも仕事の紹介メールが届きます。
テンプレはこちらです。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
誠に申し訳ございませんが、～～～～のため、本日（月末が近い場合は、今月末）をもって、貴社の派遣登録を抹消させていただきたく存じます。
今まで大変お世話になりました。 お忙しいところ恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願いいたします。
派遣先での次回更新を断りたい場合に派遣会社へ送るメール
派遣先での次回更新を断りたい場合、メールよりも電話や面談で直接話す方が好ましいです。メールを送るのは、担当者が捕まらない場合のみにしましょう。
メールを送る場合、あなたの「更新しない」というメールに対して担当者から了承の旨の返信があるかを確認する必要があります。
もし返信がない場合、必ず電話で確認を取りましょう。
メールを送る場合のテンプレはこちらです。
例）
■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
現在、派遣させて頂いている△△様（派遣先の会社名）との契約更新の件でご連絡いたしました。
大変申し訳ございませんが、契約の更新はしない方向でお願いしたく存じます。
お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
一般的に、更新時期が近くなると、派遣会社から更新の意思があるかどうか確認の連絡がきます。
もしも契約期間終了の1ヶ月前になっても派遣会社から連絡がない場合、自分から連絡しましょう。
契約途中に退職したい場合に派遣会社へ送るメール
契約期間がまだ残っていても、退職せざるを得ないこともあるでしょう。その場合、なるべく早く連絡するようにしましょう。
派遣先は、契約中はあなたが勤務してくれるものだと考えています。そのため、契約中の退職は、できれば避けた方が良いです。
しかし、やむを得ない事情がある時、理由をきちんと説明して、なるべく早く退職の申し出をしましょう。
テンプレはこちらです。
例） ■■株式会社 □□様
お世話になっております。
派遣スタッフの〇〇 〇〇です。
この度は、契約終了のお願いでご連絡いたしました。
私事で大変申し訳ございませんが、～～～～となってしまいました。
つきましては、今の職場を退職させていただきたく存じます。
契約期間の途中での退職ということで、ご迷惑をおかけすることは重々承知しておりますが、何卒ご理解いただけますようお願いいたします。
このようなメールを送ると、派遣会社の担当者から電話がかかってくることもあります。その場合、電話をスルーなどはせず、きちんと応対しましょう。
また、退職希望日まであまり日にちがない場合、メールではなく電話で連絡した方が良いでしょう。よりスムーズに退職の手続きを進めることができます。
派遣会社への返信メールで気をつけたいマナー7つ
ここからは、派遣会社への返信メールで気をつけておきたいマナーを7つ紹介します。
紹介するマナーはこちらの7つです。
- 件名はメールの内容を一言で表す
- 宛名は「派遣会社名」と「担当者名」とする
- 最初・最後のあいさつは定型文を使用する
- 要件はわかりやすく簡潔にまとめる
- メールの返信時間は派遣会社の就業時間外でもOK
- 返信はなるべく早く
- 署名を使う
派遣会社はあなたを直接雇用する立場であり、仕事を紹介してくれる大切な存在です。きちんとメールのやり取りができると好印象も持たれ、仕事も紹介してくれやすくなります。
反対にあまり適当なメールを送ってしまうと「だらしない人」「仕事が出来ない人」だと思われてしまう可能性もあります。
そうなると、良い求人を紹介してもらいづらくなるでしょう。良い仕事を紹介してもらうためにも、マナーを守ってメールをしましょう。
1. 件名はメールの内容を一言で表す
メールの件名では、メール内容を簡潔に一言で表しましょう。一見しただけで何についてのメールかがわかると、相手にも親切です。
例えば、「●月●日□□会社顔合わせについて」などです。
また、返信メールでは、自動で件名の頭に「Re:」がつきます。大きく話題を変える時以外は、この件名をそのまま使いましょう。
2. 宛名は「派遣会社名」と「担当者名」とする
メールの冒頭には、宛名が必要です。宛名は、派遣会社名と担当者の名前をフルネームで書きましょう。例えば、このような形です。
例）
○○派遣会社 □□ □□様
会社名に「御中」「様」などをつける必要はありません。
また、担当者のフルネームが分からない場合は名字のみでも構いません。名字もわからない場合、もしくは担当者がいない場合は、「ご担当者様」としましょう。
3. 最初・最後のあいさつは定型文を使用する
メールの始め、最後のあいさつは定型文を使用しましょう。
最初のあいさつは、「お世話になっております」が一般的です。
なお、登録したての場合は、まだお世話になっていないため、「はじめまして」または「お世話になります」と書きましょう。
さらに、あいさつに加えて、「先日登録した◯◯ ◯◯です」とフルネームで名乗りましょう。
派遣会社の担当者は1人で複数の派遣スタッフを抱えていることもあります。誰からのメールかを明確にしましょう。
最後のあいさつは、場合によって次の2つを使い分けると良いでしょう。
- 何かをしてもらう時…お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
- いつでも使える…引き続き（今後とも）、よろしくお願いいたします。
迷ったら、引き続き（今後とも）、よろしくお願いいたします。としておくと無難です。
4. 要件はわかりやすく簡潔にまとめる
メールの文面は、常にわかりやすく簡潔にまとめるよう心掛けましょう。あまり長々としたメールを送ると、読む側の負担にもなってしまいます。
しかし、なにかを断る時には、丁寧な文面にすることも意識しましょう。例えば、紹介された仕事や契約更新、内定の辞退などです。お断りする理由とお詫びの気持ちを相手にしっかりと伝える必要があります。
そして、メールを送る前に必ず文面を読み返すことをおすすめします。誤字脱字がないか、日時などの数字間違いがないかをチェックしましょう。
さらに、簡潔にすることを意識しすぎて情報の不足がないか、相手に伝わりづらくなっていないかもしっかり確認しましょう。
5. メールの返信時間は派遣会社の就業時間外でもOK
現在仕事をされている方などは、メールを返信するのが深夜や早朝になってしまうこともあるでしょう。その場合、「こんな時間にメールしたら迷惑かな？」と心配になるかもしれません。
しかし、派遣会社の担当者は派遣会社の営業時間内にメールを確認するはずです。そのため、こちらが返信する時間は気にしなくても大丈夫です。
もし気になる場合、「早朝（夜分遅くに）失礼します。」などと冒頭に書くとより丁寧です。
6. 返信はなるべく早く
メールはなるべく早く返信するよう心掛けましょう。
特に、仕事紹介への返信はなるべく早く、できれば当日中に返信した方が安心です。返信が早いとその分選考をスムーズに進められるためです。
派遣社員の選考は、正社員や契約社員の求人に比べるとスピードが早いと言われています。最短で、募集を開始した当日に募集が終わってしまう可能性もあります。
返信のタイミングが遅いと、別の人が選考へ進んでしまうことも十分にありえます。そのため、仕事紹介への返信はなるべく早く行いましょう。
7. 署名を使う
メールの最後には、署名を使いましょう。個人のメールなので、会社のメールで使う署名のように詳しい情報を載せる必要はありません。
名前・電話番号・メールアドレスがあれば十分です。
こちらの例を参考にしてみてください。
例） ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
○○ ○○（珍しい名前の場合は読み仮名も）
TEL：080-XXXX-XXXX
E-mail：XXXXX@XXX.com
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
ラインの「＊＊＊」は、「ーーー」や「○●——●○」など自分の好みのデザインで問題ありません。
派遣会社とのメールのやり取りについてよくある質問4つ
最後に、派遣会社とのメールのやり取りについて、よくある質問4つと回答を紹介します。
紹介する質問はこちらの4つです。
- 派遣を辞めたい時はメールで伝えても良い？
- キャンセルをメールで伝えても良い？
- 派遣の紹介メールは無視しても良い？
- 紹介された仕事を断ると次の仕事を紹介してもらえなくなる？
それぞれに回答していきます。
1.派遣を辞めたい時はメールで伝えても良い？
派遣を辞めたい時はメールで伝えても問題ありません。しかし、退職の意思を一方的に伝えて終わりにせず、派遣会社からの了承を返信でもらうようにしましょう。
こちらからメールをすると、派遣会社から電話がかかってきたり面談を持ちかけられたりすることもあります。その場合、電話や面談でしっかりと正当な理由を伝えましょう。
また、退職の意思を最初に伝えるのは、派遣先ではなく派遣会社の担当者です。派遣先に自分で伝えるタイミングは、派遣会社の担当者と相談して決めましょう。
2.キャンセルをメールで伝えても良い？
派遣社員として働く際には、「担当者との面談」や「派遣先との顔合わせ」などがあります。
病気やケガなどやむを得ない理由でキャンセルとしなければならなくなった場合は、メールではなく電話で派遣会社の担当者へ連絡しましょう。
「体調不良で本日のお約束はキャンセルさせて頂きます」とメールで送っても、担当者が気づかない可能性があるからです。
大変な状況かもしれませんが、できるだけ電話でキャンセルしたい旨を連絡しましょう。
3. 派遣の紹介メールは無視しても良い？
派遣会社から送られてくる仕事紹介には、どのメールにも必ず返信することをおすすめします。
なぜなら、メールを無視し続けると「連絡がつかない」「マナーが悪い」「仕事を探す意欲がそれほど高くない」などと思われて、紹介がこなくなってしまうことも考えられるためです。
また、紹介された仕事のどの点が希望に合わないかと都度伝えていくことで、あなたの希望にあった仕事を紹介してもらいやすくなります。
もし「ひとまず他の派遣会社で選考を進めている」といった場合でも、その旨を正直に伝えておきましょう。
4. 紹介された仕事を断ると次の仕事を紹介してもらえなくなる？
「派遣会社から紹介された仕事を断ると、次の仕事を紹介してもらえなくなるのでは？」と心配になるかもしれません。
しかし、合理的な理由をきちんと伝えて断れば、問題ありません。紹介された仕事のどの点が自分の希望に合わないのかを、具体的に伝えるようにしましょう。
また、仕事を紹介してくれたことに対する感謝の気持ちはきちんと伝えましょう。
まとめ：派遣会社からのメールにきちんと返信しましょう
派遣の仕事を探す際、派遣社員として働き始めた後に使えるメールのテンプレと、気をつけたいマナーを紹介しました。
派遣会社の担当者とのメールのやり取りは、内定を勝ち取る第一歩です。きちんとマナーを守ったメールのやり取りをしたいです。
しかし、メールマナーを含めて「ビジネススキルに自信がない」という方も多いのではないでしょうか？
そんな方におすすめの派遣会社は「ビッグアビリティ」です。ビジネス研修が無料で受けられます。また、英会話や各種資格講座を優待価格で受講できるので、今のスキルに自信の無い方でも、安心して派遣の仕事を探せます。
さらに、無料の「健康診断」、はじめて就労してから6ヵ月以上の勤務で取得できる「年次有給休暇」など福利厚生も充実しています。
多数の優良企業の求人案件を取り扱っています。
経験豊富なコーディネーターがサポートをしています。そのため、安心したサービスを提供している証である優良派遣事業者認定制度の認定企業にもなっています。
快適な職場で働きたい方はぜひ登録ください。登録は1分で完了します。
派遣会社と丁寧にメールをして、新しい職場で働きましょう。
